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GED/ECM - Enterprise Content Management (Gerenciamento
de Conteúdo de Documentos)
 É fato que a principal fonte de informação das Empresas está nos documentos, sejam estes arquivos de processadores de textos, planilhas eletrônicas, fotografias, filmes, gravações de áudio, imagens de documentos em papel, relatórios, ou correspondências recebidas por diferentes meios (correio, fax, e-mail). Como um recipiente de informação não estruturada, os documentos representam em essência, a capacidade de qualquer empresa de se comunicar e interagir com outras entidades.
As empresas atualmente estão carentes de informações, ao mesmo tempo que são inundadas pelas mesmas. A tecnologia disponível tem aumentado de forma espantosa a capacidade de se capturar, compilar, registrar, criar e armazenar informação, excedendo a capacidade de uma organização em acessar, gerenciar, e extrair conteúdo dessa base de informação.
A possibilidade de controlar e gerenciar documentos torna-se hoje uma necessidade estratégica para a competitividade. Capturar, gerenciar, processar, armazenar, e distribuir documentos eficientemente possibilita às empresas tornarem os seus negócios aptos às rápidas mudanças de mercado, aos mesmo tempo que aumenta a produtividade e reduz custos.
Sistemas ECM (Enterprise Content Management) oferecem os recursos necessários ao gerenciamento do ciclo de vida de um documento num ambiente colaborativo, em que profissionais distribuídos por espaços físicos distintos participam do processo de criação de forma organizada.
A duração do ciclo de vida de um documento, bem como cada estágio, depende muito do tipo de documento, dos processos de negócios, dos padrões da indústria, e até mesmo do caráter legal. Portanto, o correto entendimento do ciclo de vida e dos padrões de documentação em uma empresa são fatores críticos para se determinar os requisitos de um sistema de
ECM.
Quando se analisa sistemas ECM, alguns aspectos técnicos importantes devem ser cuidadosamente avaliados:
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Gerenciamento: O sistema ECM deve ser capaz de gerenciar qualquer formato eletrônico, incluindo diferentes formatos de imagens, textos, documentos compostos, arquivos eletrônicos, áudio digital, vídeos etc.
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Armazenamento: Um sistema ECM deve suportar, idealmente, tanto o arquivamento off-line, quanto o on-line, em diferentes mídias de armazenamento, desde mídias digitais como discos ópticos, CD-ROM, discos magnéticos, fitas, até mídias tradicionais como microfilme e papel. O sistema deve gerenciar de forma segura o uso da mídia para o armazenamento do documento, migrar documentos entre mídias quando definido pelo ciclo de vida, e fazer uso de cache para acelerar a recuperação dos documentos mais utilizados;
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Recuperação: O sistema deve permitir que os documentos armazenados sejam recuperados a partir de um conjunto de atributos previamente definidos (metadados), mas também deve suportar a recuperação através de palavras e frases contidos nos documentos. A pesquisa deve ser realizada de forma unificada, de modo que os documentos sejam acessados, recuperados, e visualizados independente do local de armazenamento;
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Intercâmbio: Visando o intercâmbio de documentos entre a empresa e entidades sem acesso ao sistema
ECM, o mesmo deve permitir o acesso a aplicações de terceiros, permitindo que os documentos sejam extraídos em seu formato nativo, e transportados como desejado;
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Internet: Todas as funcionalidades de um sistema ECM, devem estar disponíveis via Web.
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